Главная / Бухгалтерский учет / Порядок и особенности оформления заявления на выдачу денег в подотчет

Порядок и особенности оформления заявления на выдачу денег в подотчет

Работа в большой компании может включать в себя командировки, посещение семинаров и тренингов, выезд в другой город или даже страну для проведения переговоров. Все эти поездки сопровождаются финансовыми расходами, которые берет на себя работодатель.

Решение о выдаче сотруднику денежных средств принимается исключительно владельцем или уполномоченным лицом после написания соответствующего заявления. Закон не предусматривает установленного образца, поэтому в большинстве компаний оно составляется в свободной форме.

Назначение заявления

Порядок осуществления деятельности через кассу предусматривает обязательное наличие заявления о выдаче денег в подотчет для заполнения графы о расходах в налоговой декларации. Каждый отдельный случай требует написание нового документа от каждого работника. Распространяется закон, в том числе, и на директора предприятия.

Зачастую в малом бизнесе именно руководитель выступает в роли основного подотчетного лица.

Разрешается выдача денег подрядчику, работающему на условиях гражданского договора, при условии, что он также написал соответствующее заявление. Полный список лиц, которые могут обратиться в кассу за деньгами, устанавливается руководителями компании в индивидуальном порядке.

Основной задачей документа является обеспечение правильного учета движения денежных средств внутри организации. При его заполнении составитель должен указать сумму и период, на который она выдается. А директор, ставя свою подпись, соглашается выполнить описанные условия.

Проверяя авансовый отчет, бухгалтерский отдел сопоставляет запрошенную сумму с реальными расходами. Кроме того, сотрудник должен в установленный срок, описанный в заявлении, (обычно до трех рабочих дней) отчитаться о расходах в поездке.

Отметим, что предприниматели также должны составлять подобное заявление для тех случаев, когда планируют потратить средства в рабочих целях. Личные потребности в бланке указывать не нужно.

Оставшиеся после командировки деньги работник должен вернуть в кассу компании, где на них будет составлен приходный кассовый ордер.

Образец для сотрудников

Установленного формата заявления о предоставлении денег в подотчет не существует и внутри каждой отдельно взятой компании применяется собственный стандарт. Однако, независимо от целей и оформления, любой документ должен соответствовать четырем основным требованиям: сообщать сумму и срок выдачи, существующую задолженность сотрудника перед работодателем, если таковая имеется, подписи бухгалтера и руководителя.

Заполнение бланка сотрудник должен начать с указания в правом верхнем углу ФИО и должности адресата, наименования компании, а также своей должности и ФИО. После преамбулы указывается предназначение документа. Основная текстовая часть должна начинаться со слов «Прошу выдать мне денежные средства» и, во избежание ошибок, сумма проставляется цифрами, после чего дублируется прописью. Далее необходимо указать цели и сроки. В завершении работник ставит дату и подпись.

Заявление должно быть оформлено таким образом, чтобы внизу бухгалтер имел возможность проставить визу о непогашенной перед фирмой задолженности за ранее взятые средства или их отсутствии. По окончании проверки бухгалтер и директор по очереди подписывают соглашение, тем самым одобряя заявку и разрешая выдать работнику деньги на указанный срок.

При этом стоит отметить, что с 19 августа 2017 года вступил в силу закон, позволяющий осуществить выдачу денег работнику, за которым имеется непогашенная задолженность перед компанией. Ранее это было запрещено.

Однако стороны должны понимать, что слишком большая сумма долга способна привлечь внимание со стороны контролирующих органов, которые могут интерпретировать данную ситуацию как выдачу заемных, беспроцентных, средств.

Образец заявления для руководителя компании

Генеральный директор также считается сотрудником, поэтому он обязан составлять заявление, но с немного измененной формулировкой. В данном случае в правом верхнем углу пишется название организации, в которую адресуется документ, должность и ФИО.

Отличие состоит в том, что владелец в текстовой части сообщает о том, что необходимо выдать деньги на нужды компании на определенный срок.

Подобная трактовка говорит о том, что он не просит средства, а устанавливает существование потребности в них. Заключительная часть не отличается от заявления рядового сотрудника.

Стоит отметить, что подпись директора после основной части является одновременно и разрешительной, что позволяет не ставить еще один автограф в самом конце, после проверки информации бухгалтером.

Скачать образцы обоих заявлений можно по ссылкам: документ «Сотрудник» и документ «Директор».

В завершении добавим, что подотчетные деньги можно получить как наличными, так и переводом на банковский счет. Для этого в текстовой части необходимо добавить фразу: «банковским переводом» – и указать все необходимые реквизиты. Оставшиеся пункты остаются в неизменном виде.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

11 − четыре =