Главная / Деятельность / Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

Использование факсимиле: перечень официальных документов для ее использования

Через каждую организацию проходит огромная численность разных бумаг и документации, большая часть которой требует наличия подписи руководителя. При этом первое лицо компании не всегда может оперативно подписывать документы. Руководитель попросту может быть занят или находиться в командировке.

Чтобы не допускать простоев в работе, в компаниях часто используют факсимиле – аналог подписи первого руководителя. В то же время не каждый документ можно ей заверить: при использовании факсимиле необходимо придерживаться строгих правил.

Случаи, в которых допускается использование факсимильной подписи, прописываются в нормативных документах компании и в договорах партнеров.

Об этом говорится в статье 160 Гражданского кодекса РФ.

Чаще всего факсимиле применяется:

  • при отсутствии руководителя на рабочем месте;
  • при необходимости ускорить процесс выполнения договоров и сделок;
  • при скоплении большого количества документов, нуждающихся в подписи руководителя;
  • при необходимости упрощения внутреннего документооборота в организации.

Чтобы избежать неправомерного использования факсимиле, главой организации должен быть издан специальный документ, определяющий порядок хранения и применения штампа.

В этом же нормативном акте должен быть прописан список документов, которые могут быть заверены с помощью факсимильной подписи, и определен человек, отвечающий за ее использование. Этот человек должен отвечать за хранение штампа и за его правомерное применение.

Где нельзя использовать

Использование факсимильной подписи не допускается при подписании следующих документов:

  • первичной бухгалтерской документации;
  • нормативных и законодательных документов;
  • налоговых деклараций (согласно закону, если налоговая декларация подписана с помощью факсимиле и подана в налоговые органы, это не доказывает, что плательщик подтвердил предоставленную им информацию);
  • доверенностей на совершение юридически значимых действий;
  • договоров трудоустройства и иных коллективных контрактов;
  • векселей;
  • платежных документов и поручений (за исключение чеков для выплаты пенсий);
  • счетов-фактур;
  • документации для участия в конкурсах и тендерах;
  • заявлений от физических и юридических лиц.

Также факсимиле нельзя использовать при оформлении банковских карт с образцами оттиска печати и подписи.

Что касается договоров, использование факсимиле для их подписи допускается, но только в том случае, если обе стороны на это согласны (соответствующий пункт должен быть зафиксирован в самом контракте).

Где разрешается применять штамп

Применение штампа допускается при подписании:

  • квитанций, приходных и расходных ордеров;
  • записей в кассовых книгах;
  • учетных бланков;
  • удостоверений сотрудников;
  • патентов и сертификатов, касающихся авторских прав;
  • ведомостей и справок о зарплате работников;
  • табелей учета рабочего времени;
  • свидетельств о ЕГЗ;
  • страховок;
  • приказов, грамот, благодарственных листов;
  • писем с поздравлениями;
  • уведомлений;
  • внутренних документов.

Таким образом, использование аналога подписи руководителя допускается при заверке документов, не несущих серьезной материальной ответственности.

Особенности применения

Любая компания может сделать такое количество устройств факсимиле, которое необходимо для обеспечения ее бесперебойной работы. Главное, чтобы количество устройств и количество ответственных сотрудников было закреплено в документах организации.

В целом использование факсимильной подписи имеет следующие преимущества:

  • сокращение времени, затрачиваемого руководителем на изучение документации;
  • сокращение сроков, необходимых для выполнения условий договоров и сделок;
  • ускорение процесса обмена документами внутри самой организации;
  • ускорение работы бухгалтерии.

В то же время использование факсимиле налагает определенную ответственность. Руководитель организации должен контролировать процесс использования штампа, ведь нередко документы, подписанные подобным способом, становятся предметом судебных споров.

Для усиления контроля при разработке акта, регулирующего использование факсимиле в организации, рекомендуется прописывать ответственность лица, которое имеет право применять факсимильную подпись.

Если руководитель сомневается в том, что штамп не может быть использован в неправомерных целях, он вправе заменить его использование нотариальной доверенностью, которую можно оформить на одного из помощников или заместителей, которому он полностью доверяет.



4 комментария

  1. Владислав Алексеевич

    Добрый день. Подскажите, пожалуйста, может ли ИП подписывать договора и товарные накладные с помощью факсимильной подписи? Не будет ли это нарушением законодательства?

    • Эксперт

      Добрый день, Владислав Алексеевич. Товарные накладные относятся к первичной документации. Именно по этой причине на них нельзя ставить факсимильную подпись. Подписывать товарные накладные можно только собственноручно. Что касается договоров, то их можно подписывать с помощью факсимиле. Однако, перед этим необходимо с контрагентов подписать соглашение о разрешении использования факсимильной подписи. Данное соглашение подписывается собственноручно.

  2. Лилия Степановна

    Здравствуйте. Меня интересует, можно использовать факсимильную подпись на актах выполненных работ (при условии, что данные акты являются неунифицированными)? Искала данную информацию в интернете. Все пишут, что можно. Но и не исключают варианта возникновения неприятностей по данному поводу.

    • Эксперт

      Здравствуйте, уважаемая Лилия Степановна. В случае, если в договоре с контрагентом предусмотрено использование факсимильной подписи на актах выполненных работ, то можно подписать такой документ факсимильной подписью. Однако, мы не рекомендуем этого делать, поскольку окончательно вопрос о применении факсимильных подписей не урегулирован законодательно. Если есть возможность подписать акт выполненных работ собственноручно, то лучше, в данном случае, не использовать факсимиле.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

3 × пять =