Главная / Деятельность / Важно знать: как правильно писать служебные письма

Важно знать: как правильно писать служебные письма

Служебные письма являются неотъемлемыми элементами делового общения. Они могут передаваться напрямую, при помощи почтовых служб или электронных систем. В служебных письмах поднимаются различные хозяйственные и производственные вопросы, которые сотрудники организаций решают с клиентами, партнерами и представителями государственных структур.

Каждое служебное письмо является индивидуальным. Содержание письма напрямую зависит от его характера, личности и должности получателя. В то же время все служебные письма подчиняются некоторым общим требованиям. Эти требования прописаны в ГОСТе Р 6.30-2003.

Согласно ГОСТу, служебное письмо должно иметь следующую структуру:

  • наименование организации-отправителя;
  • ФИО / наименование получателя, его адрес;
  • вступление, указание цели письма;
  • суть обращения;
  • заключительная часть;
  • должность и подпись отправителя;
  • перечень приложений к письму (если таковые имеются).

Сфера применения деловых писем крайне широка.

Именно с деловых писем часто начинается процесс заключения многих сделок, поэтому не следует преуменьшать важность их правильного составления.

От писем часто зависит первое впечатление адресата о возможном будущем деловом партнере.

Какие виды служебных писем бывают

Существует несколько классификаций служебных писем.

Все они делятся на два основных типа:

  • инициативные (отправленные получателю по инициативе отправителя);
  • ответные (отправленные получателю в ответ на его письмо).

Кроме того, различают следующие служебные письма:

  • сопроводительные (отправляются вместе с другими документами, информируют получателя об их отправке);
  • письма-приглашения (содержат приглашения на различные мероприятия);
  • информационные (уведомляют получателя о каких-либо фактах);
  • претензионные (содержат претензии относительно невыполнения достигнутых ранее договоренностей, работ, их качества и т. д.);
  • письма-извещения (содержат информацию о получении отправления, уведомляют получателя о том, что составленный раньше документ остается в силе и т. д.);
  • рекламные (содержат информацию о предлагаемых товарах или услугах);
  • гарантийные (содержат подтверждения выполнения взятых ранее обязательств – возврата долга, выполнения работ и т. д.).

Это наиболее популярные виды писем, но приведенная классификация не является исчерпывающей. Можно также выделить письма-инструкции, письма-просьбы и многие другие.

Общие требования к составлению

Деловые письма должны быть ясными, четкими и лаконичными. В одном письме допускается поднятие какого-либо одного вопроса – это способствует более быстрому рассмотрению и принятию решений.

Если с одной организацией необходимо решить несколько вопросов, каждому из них обычно посвящается отдельное письмо. В один документ могут объединяться вопросы, непосредственно взаимосвязанные друг с другом.

Общие требования к оформлению деловых писем выглядят так:

  • минимальные отступы составляют 10 мм справа, 20 мм со всех остальных сторон;
  • письма, занимающие более одной страницы, должны быть пронумерованы (приложения к письмам также обязательно нумеруются);
  • вверху слева указывается исходящий номер документа (этот же номер заносится в соответствующий журнал);
  • дата составления письма указывается внизу под основным текстом;
  • фамилия и телефон исполнителя письма указывается внизу слева.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации-отправителя. Важно правильно обратиться к адресату – для этого можно использовать слово «уважаемый» или другие похожие слова.

В завершающей части письма можно использовать такие располагающие выражения, как «с надеждой на сотрудничество», «с самыми лучшими пожеланиями», «с уважением» и прочие. Образец письма можно скачать по этой ссылке.

Что нужно знать об этике письма

Отправитель делового письма чаще всего рассчитывает на положительное или хотя бы нейтральное отношение получателя. В связи с этим в деловых письмах следует избегать малейших намеков на пренебрежение или слов, которые могут трактоваться двояко. Тон посланий должен быть ровным. Эмоциям также не место в служебных письмах.

Особенно важно правильно подбирать слова в письмах, которые содержат отказы. При профессиональном подходе получатель такого послания не должен остаться в обиде на отправителя.

В письмах-отказах можно использовать такие фразы, как:

  • «к глубокому сожалению, мы не можем…»;
  • «к сожалению, мы вынуждены вам отказать по следующим причинам…» и прочие.

В вводной части письма могут содержаться ссылки на законодательные и нормативно-правовые акты, имеющие отношение к теме документа. Основная часть послания, как правило, направлена на убеждение получателя и разъяснение информации. Факты, излагаемые в данной части письма, должны быть проверенными и объективными (в случае необходимости они могут подтверждаться различными цифрами).

В письмах можно использовать обороты, высказывающие уважительное отношение к получателю – «внимательно изучив Ваше предложение…», «проверив Ваши замечания» и другие.

Порядок согласования деловых посланий

Составлением служебных писем в государственных и частных организациях занимаются делопроизводители, секретари и другие сотрудники, на которых возложены соответствующие обязанности.

В своей работе эти сотрудники должны придерживаться установленных правил и порядка согласования деловых посланий.

Данный порядок включает такие этапы:

  • изучение вопроса, по которому предстоит составление письма;
  • оценка возможных путей решения проблемы;
  • составление проекта документа;
  • согласование подготовленного письма с руководителем, внесение корректировок (при необходимости);
  • окончательное утверждение письма руководителем, подпись;
  • регистрация исходящего письма в соответствующем журнале;
  • отправка послания получателю.

Еще один важный момент: если письмо необходимо отправить на несколько получателей, можно отправить несколько разных писем или же одно (в этом случае первым указывается основной адресат, за ним все остальные).

Особенности электронных писем

Сегодня все больше служебных писем отправляется с помощью электронной почты. Практически во всех организациях количество электронных оправляемых писем выше количества бумажных аналогов. В электронных письмах требования к содержанию, тону, соблюдению этических норм ничем не отличаются от обычных посланий.

В то же время электронные послания имеют свои особенности:

  • отправку электронных писем следует осуществлять исключительно с корпоративных адресов, имеющих адекватные названия;
  • важно всегда указывать тему письма в соответствующей строке;
  • в комментариях к письму можно указывать предысторию обращения («как и договаривались, направляем Вам…» и т. д.);
  • не стоит отключать возможность цитирования, в этом случае при ответе на письмо будет видна история общения;
  • при составлении электронных писем желательно использовать стандартные шрифты и не злоупотреблять различными выделениями;
  • не стоит писать письма заглавными буквами (капслогом);
  • между абзацами необходимо оставлять интервалы (пустые строки) – так текст будет легче восприниматься;
  • дополнительные материалы, приложения должны прикрепляться в виде вложенных файлов, но никак не размещаться в самом письме.

Электронные письма, как и обычные, должны содержать подпись отправителя. В электронном письме вместе с подписью желательно указывать контакты, по которым можно связаться с отправителем для уточнения всех вопросов.



Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

5 × пять =